Pourquoi votre entreprise a besoin d’un logiciel de réconciliation automatisé
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Le directeur financier (CFO) est de plus en plus reconnu comme un partenaire stratégique et un acteur clé aux côtés du PDG. Cependant, pour qu’un CFO puisse pleinement embrasser ce rôle stratégique, il est impératif d’adopter une approche plus intelligente et plus efficace de la clôture financière. Cela commence notamment par une meilleure gestion de la réconciliation du bilan.
Tout le monde — du PDG aux autres départements, investisseurs et auditeurs — exige une vision claire et précise de la situation financière. Bien sûr, cette information doit être disponible en temps réel et 100 % exacte.
Sept directeurs financiers sur dix, et ce qui est plus alarmant, leurs PDG, ont pris des décisions commerciales majeures en se basant sur des données financières incorrectes ou dépassées. Voyons comment un logiciel de réconciliation automatisée peut vous aider à ne pas tomber dans cette statistique regrettable, en vous permettant de :
- Augmenter la précision
- Réduire les coûts
- Optimiser les ressources
- Améliorer la gouvernance financière
- Clôturer les comptes plus rapidement
Prévenir les problèmes causés par les processus de réconciliation manuelle
Les directeurs financiers sont responsables d’un nombre toujours croissant de transactions, de sous-comptes et de systèmes externes — autant d’éléments qui augmentent les risques d’erreurs, d’entrées dupliquées et d’informations inexactes. Alors que leurs équipes se démènent pour vérifier les débits contre les crédits dans les comptes intermédiaires et comparer les relevés bancaires aux données ERP, ils entrent dans un univers de rapprochements de transactions coûteux et encombrants.
Sans aucun doute, les processus de réconciliation manuelle sont les moins efficaces et les plus coûteux pour une entreprise. Selon une enquête d’EY, jusqu’à 59 % des ressources d’un département financier sont consacrées à la gestion de processus nécessitant un grand nombre de transactions. Et environ 95 % de cet effort est gaspillé sur des transactions déjà conformes, plutôt que sur des écritures problématiques nécessitant réellement une attention.
Étonnamment, à l’ère du numérique, 3 entreprises européennes sur 4, ayant un chiffre d’affaires de plus de 10 millions d’euros, interrogées par EY réconcilient encore leurs données à l’aide d’un stylo et de papier, ou en supprimant des écritures dans Excel. Cependant, malgré cette approche studieuse, seulement environ la moitié des 400 entreprises sondées avaient la visibilité nécessaire pour surveiller qui faisait quoi, comment, quand et pourquoi. De plus, seulement 42 % ont déclaré qu’elles priorisaient les comptes à haut risque.
À terme, cette situation ne peut plus durer, sous peine d’entraîner des conséquences financières importantes pour les entreprises.
Excel est idéal pour certaines tâches, mais…
Le défi majeur actuel pour les départements financiers est d’atteindre une clôture financière à la fois plus rapide et plus fiable, le tout avec moins de ressources. Face à une complexité croissante, de nombreuses équipes réalisent qu’elles ont besoin d’un logiciel de réconciliation automatisée suffisamment performant pour gérer efficacement cette réalité.
Excel présente de nombreux défis, notamment :
- Difficulté à superviser et à évaluer l’efficacité de l’attribution des responsabilités
- Gouvernance (GRC) et risques de conformité
- Complexités liées à de multiples utilisateurs simultanés
- Problèmes de formatage compliqué et de programmation lors de l’importation de données
- Risque d’erreur humaine (entre 0,8 % et 1,8 % en moyenne)
- Incapacité à s’adapter facilement aux changements de procédures ou à la complexité
- Encombrant, avec souvent des centaines d’onglets de comptes
- Manque d’analyses et d’informations sur le processus de réconciliation
En introduisant des processus automatisés, les directeurs financiers peuvent accélérer la clôture financière, surveiller les activités de chacun, définir des jalons et des procédures, et bien plus encore, ce qui libère du temps pour les activités stratégiques à prioriser.
Optimisez votre gestion de la réconciliation
Comment les entreprises de premier plan dans le monde (comme LKQ Corporation et HP) y parviennent-elles ?
Au lieu de se concentrer sur des comptes individuels ou des sous-comptes, elles réexaminent constamment leurs processus afin d’améliorer la rapidité et la qualité. Traités de la même manière que la planification logistique, les processus de réconciliation optimisés privilégient certains comptes en attribuant des niveaux de risque, en définissant clairement les responsabilités, et plus encore. Le tout avec une vue d’ensemble transparente.
L’automatisation peut contribuer à simplifier et accélérer vos réconciliations tout en garantissant la précision et en libérant du temps au sein du département. Le logiciel de réconciliation peut gérer des tâches répétitives telles que l’appariement des transactions, offrant ainsi aux équipes financières et comptables la possibilité d’approfondir les écritures ouvertes ou les exceptions nécessitant une attention particulière, ainsi que de développer des activités stratégiques et qualitatives.
Le logiciel de réconciliation automatisée est là pour aider
De nombreuses entreprises recherchent des outils de réconciliation automatisée pour réduire le risque d’erreur et accélérer le processus. Par exemple, les entreprises de premier plan s’appuient sur le logiciel pour soutenir :
Réconciliations bancaires
Suivre les différences entre le relevé bancaire de votre entreprise et celui fourni par la banque peut être chronophage. Le logiciel d’appariement peut simplifier et accélérer le processus de vérification.
Comptes en devises étrangères
Dans quelle devise travaillez-vous ? Et quel est votre taux mensuel ? Le logiciel peut aider à convertir et gérer ces chiffres, en réconciliant les éventuelles différences.
Paiements directs
Les paiements directs peuvent inonder votre département comptable de relevés de plusieurs pages. La réconciliation est simple mais intensive en transactions.
Justifications de bilan
Les nouveaux systèmes basés sur le cloud peuvent remplacer les étapes manuelles, vous permettant de suivre tous les comptes, indépendamment du nombre d’entreprises, de banques, d’activités et de comptes.
Comptes interentreprises
La réconciliation des soldes internes est rendue complexe par de nombreux facteurs, qui s’accroissent avec le nombre d’entreprises, de devises et de comptes impliqués.
Fournisseurs externes et services tiers
La réconciliation des comptes des fournisseurs externes est un autre domaine difficile.
De plus, pour des secteurs comme le commerce de détail et les services alimentaires, la popularité croissante des services tiers tels que GrubHub et UberEats complique encore un processus de réconciliation déjà très chronophage.
Le plastique, c’est fantastique (lorsque vos réconciliations sont automatisées)
Le monde évolue vers une société sans argent liquide où les cartes de crédit/débit et les systèmes de paiement en ligne permettent une quantité considérable de transactions chaque jour. Mais plus de transactions signifient aussi plus d’opportunités d’erreurs.
Les risques courants liés aux paiements sans numéraire, comme la réconciliation des cartes de crédit, comprennent :
- Règlements manquants ou erronés
- Remboursements incorrects
- Facturation excessive/dupliquée aux clients
- Réconciliations chronophages au niveau de gros volumes, non transactionnels, conduisant à des radiations
- Discrépances de synchronisation et de coupure entre le point de vente (POS) et les règlements bancaires
- Plusieurs acquéreurs et services de paiement
- Fournisseurs (PSP) avec différents formats de fichiers et mises en page
- Exigences fiscales variables
Pour éviter des radiations et préserver l’intégrité du compte de résultat sur les bonnes périodes, il est crucial de traiter immédiatement les écarts qui ne sont pas liés à un problème de synchronisation.
La seule façon de gérer véritablement les exceptions est de comparer et de réconcilier au niveau transactionnel afin de révéler les transactions par carte de crédit individuelles à l’origine des écarts entre les sources.
Cependant, apporter ce changement impliquera potentiellement des millions de lignes de données provenant de différentes sources et sous divers formats de fichiers. La validation, la manipulation et la comparaison manuelles d’un tel volume dans des tableurs sujets aux erreurs doivent être évitées à tout prix.
7 avantages du logiciel de réconciliation automatisée :
- Une approche standardisée et basée sur le risque, quel que soit le nombre d’entreprises, de banques, d’activités et de comptes
- Des responsabilités déléguées qui apportent clarté et réduisent le risque dans le processus
- Une trace enregistrée de toute l’activité de réconciliation pour les auditeurs externes et internes
- Une visibilité et un contrôle complets, incluant des tests de contrôle périodiques
- Des rapports en temps réel et historiques pour analyser les défis, les opportunités et l’impact global sur l’organisation.
- Réduction de la charge de travail pour le service financier (jusqu’à 90 % avec Cadency® par Trintech)
- Diminution des radiations liées aux réconciliations (jusqu’à 62 % avec Cadency)
Le plus grand avantage de la mise en œuvre d’un logiciel de réconciliation automatisée est le gain de temps qu’il procure. Viktor Norberg, contrôleur financier de groupe chez Coor Service Management, affirme que l’automatisation leur a permis d’économiser huit jours par mois. Cela représente 96 jours par an !
En plus de ces économies de temps, le logiciel de réconciliation automatisée offre également une meilleure précision, une traçabilité complète et une conformité accrue. Le logiciel fournit une piste d’audit qui montre exactement ce qui a été fait, par qui et quand.
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Et n’oublions pas qu’ils disposent désormais de plus de temps et d’espace mental pour envisager leur rôle stratégique plus large au sein de l’entreprise et pour élaborer des stratégies en conséquence.
Comment agir dès aujourd’hui pour vous améliorer ?
- Analysez votre processus de clôture de fin de mois de A à Z.
- Cartographiez toutes les réconciliations. Quelqu’un fait-il un double travail ? Quelque chose est-il oublié ?
- Qui fait quoi ? Quand le font-ils et, surtout : pourquoi ?
- Les processus et procédures sont-ils documentés ?
- Établissez la matérialité dans toutes les réconciliations opérationnelles et financières — où faut-il mettre l’accent ?
- Existe-t-il des réconciliations de transactions qui pourraient être automatisées ? Envisagez d’acquérir un logiciel de rapprochement de transactions sur mesure pour économiser du temps et des coûts.
- Analysez la documentation et la réconciliation du bilan pour toutes les entités juridiques – sur quelles entreprises et quels comptes faut-il mettre l’accent ?
- Envisagez d’acquérir un logiciel de réconciliation de bilan pour suivre la fréquence des comptes, la propriété, la notation de risque, les procédures et les documents.
Êtes-vous prêt à améliorer vos processus de réconciliation en utilisant un logiciel automatisé ? Contactez-nous pour planifier une démonstration personnalisée !
