Rationalisation du processus de rapprochement du grand livre

Le processus de rapprochement du grand livre peut être l’une des étapes les plus complexes de la clôture financière et est souvent la principale source de goulots d’étranglement lors de la clôture.

Le processus chronophage de rapprochement du grand livre est nécessaire, mais pas toujours efficace. Des méthodes de communication perturbatrices, des flux de travail désorganisés, des écarts de rapprochement et un volume important de transactions à gérer ne sont que quelques-uns des défis associés au processus de rapprochement.

Résoudre les problèmes d’origine manuelle grâce à des flux de travail automatisés pour le rapprochement

Pour les finances et la comptabilité (F&A), des flux de travail et des processus cohérents et contrôlés sont indispensables à la précision et à la fiabilité des rapports financiers qui en résultent.

Trop souvent, les équipes financières et comptables s’appuient sur des méthodes artisanales pour générer leurs rapports financiers. Cela se traduit par l’utilisation intensive de processus manuels, de feuilles de calcul complexes, ou d’autres tactiques « maison » plus ou moins efficaces. Cette approche, basée sur l’effort humain et la compilation manuelle, mène inévitablement à des frustrations, des erreurs de communication et, au final, à des inexactitudes dans les données. Les processus de rapprochement, lorsqu’ils reposent sur ces méthodes, deviennent une source constante de difficultés, compromettant la fiabilité des états financiers.

Lorsqu’on intègre un logiciel de rapprochement du grand livre, les flux de travail sont considérablement améliorés. L’automatisation permet de mettre à jour et d’appliquer des normes uniformes à toute l’équipe, assurant ainsi un échange d’informations numérique, fluide et en temps réel. De plus, ces flux de travail automatisés optimisent la préparation et l’approbation des rapprochements. Ces deux étapes représentent souvent des goulots d’étranglement majeurs lors de la clôture financière pour de nombreuses équipes financières et comptables, et l’automatisation les rend à la fois meilleures et plus efficaces.

Renforcer les contrôles clés dans le cadre d’un dispositif de contrôle complet

Les flux de travail automatisés au sein d’une solution logicielle de rapprochement du grand livre vont au-delà de la simple harmonisation des méthodes de prise de notes et de communication des individus — ils garantissent également que les employés respectent les contrôles requis, créant ainsi un dispositif de contrôle cohérent.

Que l’on rapproche des données internes ou externes, toutes les règles doivent être respectées et sont dûment documentées.

La mise en place de contrôles appropriés à appliquer dans le flux de travail rationalise non seulement le processus de rapprochement du grand livre, mais garantit également que l’objectif d’efficacité du rapprochement du grand livre est atteint sans jamais compromettre l’intégrité des rapports financiers produits.

Mettez en œuvre un logiciel de rapprochement du grand livre pour l’efficacité et l’efficience

Avec des flux de travail de rapprochement automatisés et des contrôles robustes, les équipes financières peuvent enfin s’attaquer aux complexités de la correspondance et du rapprochement des transactions.

Idéalement, les transactions devraient arriver de manière linéaire, mais en réalité, elles s’accumulent souvent, submergeant le personnel, surtout en fin d’année pour des secteurs comme le commerce de détail, l’e-commerce et la restauration.

L’automatisation du processus de correspondance, incluant l’identification automatique des écarts, permet non seulement de gagner du temps et de réduire les coûts, mais aussi d’offrir au service financier la flexibilité essentielle pour s’adapter à un environnement commercial en constante évolution.

L’automatisation du processus de correspondance rationalise le rapprochement du grand livre en accélérant le processus et en instaurant la standardisation avant même que l’automatisation ne soit appliquée. La standardisation comprend, sans s’y limiter:

• Exécution d’un calendrier de clôture
• Prise en compte des complexités de l’environnement de données
• Utilisation de modèles uniformes et préparés
• Évaluation des politiques, de la conception des processus et du placement des services
• Clarification des rôles et des responsabilités des personnes clés de la clôture

Faciliter l’audit grâce à la standardisation et à l’automatisation

Lorsqu’il s’agit de se préparer à un audit, des modèles préétablis aident vos auditeurs à comparer facilement les données entre les différentes fonctions et périodes. Une solution logicielle de rapprochement du grand livre qui suit le processus d’identification et de résolution des écarts de rapprochement limite la confusion et rationalise l’ensemble de l’audit. De plus, la documentation stockée au sein d’une solution logicielle centralisée de rapprochement du grand livre reste facilement et en toute sécurité accessible aux auditeurs.

Les équipes F&A n’attendent peut-être jamais avec impatience un audit, mais il existe un moyen de le rendre moins douloureux et perturbateur. Pour être prêt, le processus de rapprochement du grand livre doit être bien documenté à chaque étape.

L’automatisation permet cette documentation requise en s’appuyant sur le système pour rassembler tous les documents pertinents dans une vue digitale cohérente pour les auditeurs, réduisant ainsi le risque financier pour l’entreprise lors d’un audit.

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L’automatisation et la standardisation du processus de rapprochement du grand livre résolvent les défis courants rencontrés par les professionnels de la comptabilité en rationalisant les flux de travail, en améliorant les contrôles internes, en réduisant les risques et en simplifiant le processus d’audit. En fin de compte, le temps ainsi libéré grâce à l’utilisation d’un logiciel de rapprochement du grand livre automatisé permet aux professionnels de la comptabilité de générer encore plus de valeur pour l’organisation grâce à des activités stratégiques.

Écrit par : Ashton Mathai & Hélène Sourdeau