7 étapes pour auditer l’état de rapprochement bancaire de votre entreprise

Les audits internes comme externes sont essentiels afin d’une atténuation efficace des risques, il est donc crucial de s’assurer qu’ils sont réalisés correctement. Le processus de rapprochement bancaire, en particulier, permet d’identifier d’éventuelles lacunes ou divergences financières et doit être effectué en interne au moins une fois par mois et une fois par an par un auditeur externe.

Découvrez sept étapes essentielles pour auditer les relevés de rapprochement bancaire de votre organisation.

Liste de Contrôle pour un Audit de Rapprochement Bancaire Interne

1. Rassemblez votre relevé bancaire, votre grand livre et vos documents de rapprochement bancaire pour le mois que vous auditez.
2. Comparez les chiffres finaux de votre document de rapprochement avec le relevé bancaire de ce compte. Les montants doivent correspondre.
3. Vérifiez les chiffres finaux de votre document de rapprochement bancaire par rapport aux totaux du grand livre et assurez-vous qu’ils correspondent.
4. Calculez la différence entre le solde de clôture de votre relevé bancaire et le total de votre grand livre. Votre relevé bancaire doit refléter correctement cette différence.
5. Faites correspondre les transactions de votre relevé bancaire et de votre compte du grand livre. Chaque transaction dans un document doit avoir une transaction correspondante dans l’autre. Pour éviter toute confusion, cochez-les au fur et à mesure.
6. Mettez en évidence toute transaction non concordante entre votre grand livre et votre relevé bancaire. Ces éléments sont en cours de « rapprochement » et doivent être mentionnés dans votre document de rapprochement bancaire avec une explication complète de la divergence. Ils résultent généralement de fonds qui n’ont pas encore été compensés ou de chèques en attente de compensation.
7. Vérifiez bien que la différence entre votre relevé bancaire et votre grand livre est correctement prise en compte.

Le Problème d’un Audit Manuel

Auditer manuellement les documents de rapprochement bancaire est à la fois fastidieux et sujet à des erreurs. Et si l’auditeur lisait accidentellement un chiffre de travers ? Ou s’il manquait une lacune dans les chiffres ? Même les comptables les plus qualifiés, malgré leur rigueur, peuvent involontairement commettre des erreurs ou laisser passer des détails. Après tout, l’erreur est humaine.

Une étude de Forrester a révélé que de nombreux responsables financiers et comptables étaient conscients à la fois du risque financier et du risque réputationnel que présentent les feuilles de calcul pour l’organisation.

Bien que 53 % des répondants de l’étude Forrester soient préoccupés par le risque lié aux feuilles de calcul, presque 50 % d’entre eux se fient uniquement à cet outil pour leurs audits et contrôles.

Il est temps d’évaluer un nouvel outil, non seulement pour un cadre de contrôle et un processus d’audit efficaces, mais aussi pour l’ensemble des rapprochements du bilan. Le département comptable est chargé d’atténuer le risque pour l’organisation, et non d’ajouter à l’inquiétude.

Processus de Rapprochement Traditionnel vs. un Outil de Rapprochement

Les rapprochements constituent la base de toute la clôture financière, ce qui signifie qu’ils sont également les plus chronophages. Avec les méthodes traditionnelles de rapprochement, les comptables doivent examiner et rapprocher chaque compte et chaque relevé individuellement. Un tel processus peut prendre des heures, voire des semaines à réaliser, et encore plus de temps par la suite pour procéder à un audit.

Un outil de rapprochement automatisé simplifie non seulement le processus lui-même, mais aussi l’audit.

Tout d’abord, l’automatisation financière est appliquée aux activités répétitives basées sur des règles, ce qui est exactement ce qu’est le processus de rapprochement. Plutôt que d’examiner et de rapprocher manuellement les comptes, le système effectue automatiquement le rapprochement selon des critères prédéfinis.

Ensuite, si le système détecte des divergences ou une activité suspecte lors du rapprochement, il signale ces comptes et en informe un comptable. Celui-ci peut alors examiner les exceptions et déterminer la source de l’erreur ainsi que la manière d’empêcher qu’elle ne se reproduise à l’avenir.

Enfin, une piste d’audit automatisée est générée parallèlement aux rapprochements et à l’accomplissement des tâches. Celle-ci inclut un historique de documents justificatifs ainsi que l’ensemble des activités réalisées durant le processus. Que ce soit pour un audit interne ou externe, une vue réservée aux auditeurs peut être créée afin que ces derniers ne voient que les informations nécessaires à l’audit.

Les comptables n’ont plus à passer la majeure partie de leur temps à rapprocher manuellement et les auditeurs n’ont plus à fouiller dans d’énormes réserves de documents pour trouver les informations requises.

Avantages Supplémentaires des Rapprochements Bancaires Automatisés

Investir dans un outil de rapprochement automatisé permet aux comptables de récupérer une grande partie de leur temps ; quoi de mieux faire de ce temps que de donner la priorité à des activités stratégiques telles que l’atténuation supplémentaire des risques ou la collecte d’analyses de données ? Les comptables peuvent désormais soutenir les objectifs futurs et la croissance de l’organisation au lieu de se limiter à produire des rapports chaque mois.

« Nous utilisons [Trintech] pour rapprocher les écritures bancaires et du grand livre pour environ 100 comptes de chaque côté. [Trintech] nous offre un avantage majeur : nous pouvons maintenant rapprocher tous nos comptes en quelques jours seulement, alors que cela nous prenait presque un mois manuellement. C’est un énorme gain de temps et cela nous épargne bien des complications. »

– Leader Financier dans le secteur de la vente au détail

S’appuyer sur l’automatisation financière apporte plus de valeur à l’organisation à chaque période qu’une dépendance aux approches manuelles frustrantes. Découvrez comment Trintech peut simplifier votre processus de rapprochement pour tirer parti de tous ces avantages pour votre organisation.

Écrit par: Ashton Mathai