La migration stratégique de Bayer vers SAP S/4HANA et l’intégration de la plateforme Cadency de Trintech pour une efficacité accrue de la clôture financière

Facteurs Commercials à Automatiser

Bayer, leader mondial dans le secteur de la santé, a toujours été à la pointe de l’innovation et des technologies émergentes. En 2019, Bayer a entamé des conversations initiales sur la migration vers SAP S/4HANA, ce qui les a amenés à commencer à évaluer les solutions financières en place. « Notre solution précédente était auto-développée et intégrée à SAP par le biais de programmes ABAP personnalisés, de tables et d’une IU WebDynpro, » a déclaré Marc-Oliver Deinert, de l’équipe GPO General Ledger chez Bayer. « Gérer un travail manuel sur des solutions disparates sur chaque système entraînait une charge de travail accrue et une complexité insoutenable pour notre équipe à long terme. Il est vite devenu évident que notre solution auto-développée ne pourrait pas évoluer avec la migration vers S/4HANA, ce qui a ouvert la voie à nos discussions avec Trintech. »

Avec un objectif initial de rationaliser et de standardiser leurs rapprochements de bilans, Bayer a décidé de mettre en œuvre la plateforme Cadency de Trintech en 2020. « L’une des raisons principales pour lesquelles nous avons décidé d’implémenter Cadency était qu’il s’agit d’une plateforme holistique capable de couvrir l’ensemble du processus de clôture financière, y compris les écritures de journal, » a poursuivi Marc-Olivier. « Nos auditeurs externes avaient renforcé leur contrôle sur les processus de journalisation manuels, augmentant ainsi notre besoin de déployer une solution plus robuste et conforme. De plus, les pressions sur les coûts réduisaient notre flexibilité pour développer et maintenir des solutions auto-développées, rendant impératif la recherche d’une alternative efficace et efficiente, » a poursuivi Marc-Olivier.

Critères pour une Plateforme de Clôture Financière

Lors de l’élaboration des critères de la solution, Bayer a donné la priorité à la conformité, la transparence et une gestion complète des flux de travail. « La conformité garantirait que nous disposions d’un flux de travail clair avec des approbations définies pour éviter toute possibilité de travailler en dehors de la solution, » a poursuivi Marc-Olivier. « Nous avions également besoin de transparence pour identifier l’origine des écritures afin d’empêcher celles-ci de contourner le flux de travail. » La solution devait conserver des pistes d’audit, des approbations, de la documentation et des champs personnalisés pour les documents. Le support d’un flux de travail complet tout au long de la chaîne de processus était essentiel, y compris la division entre les organisations pays et Global Business Services (GBS). « Une exigence supplémentaire était la capacité de fournir une saisie transparente et traçable des fonctions non comptables, » a continué Marc-Olivier. « Nous utilisons ServiceNow pour nos fonctions non comptables, donc trouver une solution capable de s’intégrer à ce système a été révolutionnaire. »

En mettant en œuvre la plateforme Cadency de Trintech, Bayer visait à améliorer l’efficacité, la conformité et la gestion financière globale face à des changements technologiques et commerciaux significatifs.

Une autre exigence importante pour nous était de pouvoir collecter des informations transparentes et traçables provenant des fonctions non comptables. Nous utilisons ServiceNow pour ces fonctions, donc trouver une solution capable de s’y intégrer a véritablement changé la donne.

Migration vers SAP S/4HANA

L’approche de Bayer pour la migration vers S/4HANA mettait l’accent sur le respect des processus standard et la minimisation du développement au sein de S/4HANA. Pour répondre à des besoins spécifiques et à des complexités, ils ont décidé de transférer ces exigences vers des solutions pouvant s’intégrer dans SAP S/4HANA. Cette stratégie visait à rationaliser le système central tout en exploitant des outils externes pour des fonctions plus spécialisées. « Notre environnement financier a subi une consolidation significative avec le projet SAP S/4HANA, » a poursuivi Deinert. « Auparavant, notre entreprise fonctionnait à travers cinq systèmes SAP similaires, ainsi qu’un système supplémentaire acquis avec une configuration distincte. Le futur paysage ERP se structurera autour de deux systèmes principaux différenciés par division. Bien que de nombreux aspects centraux resteront
cohérents, il y aura des processus personnalisés pour répondre aux besoins spécifiques des divisions, notamment en ce qui concerne la production et les ventes, » a déclaré Deinert.

En intégrant complètement la plateforme Cadency de Trintech dans leur nouvel environnement S/4HANA, les préoccupations liées à la configuration traditionnelle ont été minimisées. Au lieu de se concentrer sur d’importantes modifications de configuration au sein même de SAP, Bayer a opté pour s’appuyer sur Cadency pour gérer les processus de clôture financière.

La mise en œuvre de SAP S/4HANA chez Bayer a été planifiée et exécutée stratégiquement comme suit :

• Mise en place du modèle : Bayer a établi un modèle unifié applicable aux deux volets productifs de son nouveau système ERP. Le développement de ce modèle a pris environ 1,5 an.
• Fonctionnalités spécifiques à chaque division : Des fonctionnalités différenciées ont été ajoutées uniquement lorsque cela était nécessaire pour des volets divisionnaires spécifiques, assurant que les besoins uniques soient satisfaits sans compliquer le modèle.
• Projets de localisation : Pour répondre aux exigences spécifiques de chaque pays, des projets de localisation ont été intégrés. Ces projets adaptaient le modèle pour inclure des paramètres spécifiques à chaque pays et identifiaient les exigences divisionnaires nécessaires pour des volets productifs spécifiques.
• Pilote et déploiement : La mise en œuvre a débuté avec des pays pilotes pour affiner la configuration avant un déploiement mondial. Le calendrier mondial visait à transférer environ 80 % des ventes mondiales de Bayer vers le nouveau système dans les trois ans suivant l’achèvement de la conception du modèle. Une implémentation complète dans environ 90 pays est prévue pour être achevée en 4 à 5 ans, les grands pays étant traités individuellement et les petits pays regroupés en clusters.

Partenariat Continu avec Trintech

« Lors de notre migration vers S/4HANA, nous avons identifié plusieurs lacunes critiques dans le processus Record to Report (R2R), et nous savions que la plateforme Cadency de Trintech pouvait nous aider à les combler efficacement. » a poursuivi Marc-Olivier.

Les principales lacunes du R2R incluaient :

• Transparence et conformité : SAP ne pouvait pas répondre pleinement aux problèmes de transparence et aux besoins en matière de conformité, notamment pour confirmer si les documents SAP étaient enregistrés avec ou sans flux de travail.
• Flux de travail pour les écritures récurrentes : L’absence d’un flux de travail pour les écritures récurrentes posait des défis permanents.
• Problèmes d’intégration : Il n’existait pas de solution intégrée pour connecter avec les départements non comptables. Toute configuration, telle que ServiceNow, aboutissait à des processus déconnectés.
• Vérification de l’ID des écritures de journal : Le système manquait d’un mécanisme simple pour la vérification de l’ID des écritures de journal.

Compte tenu de ces lacunes, Bayer a finalement décidé de continuer son partenariat avec Trintech et d’utiliser Cadency parallèlement à sa migration vers SAP S/4HANA. « Cadency offre la fonctionnalité complète nécessaire pour combler ces lacunes du R2R et s’aligne sur notre nouvelle stratégie ERP, garantissant une transition plus fluide et des capacités améliorées de clôture financière dans notre environnement SAP en évolution, » a conclu Marc-Olivier. En regardant vers l’avenir, Bayer et Trintech continueront de collaborer afin de déterminer d’autres opportunités pour optimiser l’intégration avec SAP et ServiceNow.