5 Meilleures pratiques de comptabilité interentreprises

Gérer les défis de la comptabilité interentreprises

Gérer les transactions interentreprises tout en maîtrisant avec succès le risque financier dans le processus Record to Report n’est pas aisée. Le processus de comptabilité interentreprises s’étend à travers l’organisation et entre des unités commerciales qui peuvent être situées dans différentes régions, pays ou continents.

Cela crée un enchevêtrement de politiques et de processus conflictuels lors de la gestion des transactions interentreprises qui se traduit par un processus très inefficace et coûteux.

Bien que le processus interentreprises n’apporte aucune valeur aux revenus d’une entreprise, il peut certainement impacter le résultat net puisque le compte de résultats est affecté par des coûts élevés, des amendes réglementaires, des risques de change, une mauvaise utilisation de la trésorerie et un risque potentiel de radiations.

De plus, ce processus inefficace crée souvent une pression supplémentaire lors de la clôture de fin de mois, tout en ajoutant de la frustration à l’équipe financière qui doit résoudre ces défis en sachant qu’ils apportent peu ou pas de valeur à l’organisation. Les inconvénients d’un processus de comptabilité interentreprises défaillant sont significatifs.

Les entreprises ne peuvent retarder indéfiniment la transformation du processus de comptabilité interentreprises — et plus elles tardent à résoudre leurs plus grands défis interentreprises, plus le risque qu’elles se retrouvent prises dans ce cycle continu de coûts élevés et d’inefficacités augmente.

À quoi ressemble une approche de comptabilité interentreprises de premier ordre

La meilleure façon de résoudre vos défis interentreprises ne consiste pas à se concentrer uniquement sur l’aspect interentreprises de la clôture financière. En fait, des organisations de premier plan — telles que LKQ Corporation — ont simultanément géré le risque financier et atténué leurs problèmes interentreprises en adoptant une approche holistique de leur processus Record to Report.

Une approche de premier ordre pour résoudre les problèmes interentreprises commence par prendre du recul pour :

• Standardiser les processus de rapprochement des comptes, de gestion de clôture et d’écritures comptables
• Optimiser ces processus avec un cadre de contrôles et de politiques financières clés
• Automatiser les processus améliorés grâce à un logiciel d’automatisation financière pour faire appliquer le système de contrôles établi, et améliorer encore l’efficacité en réduisant la charge de travail

Mettre en œuvre ces étapes avant de concevoir une approche personnalisée de la gestion des transactions interentreprises permet d’identifier et de simplifier les complexités sous-jacentes du processus Record to Report qui sont souvent à l’origine des défis interentreprises courants — plutôt que de n’apporter que des correctifs superficiels avec des solutions ponctuelles comme le font d’autres méthodes.

« Aujourd’hui, nous traitons plus de 100 000 enregistrements et réconcilions automatiquement plus de 90 % de ces rapprochements interentreprises, ce qui représente une avancée majeure pour nous » – LKQ Corporation

Après avoir rationalisé l’ensemble des processus de rapprochement des comptes, de gestion de clôture et d’écritures comptables, comment pouvez-vous maintenant intégrer une approche basée sur le risque, conforme aux meilleures pratiques interentreprises, avec un logiciel d’automatisation financière comme Cadency ?

Comment mettre en œuvre 5 meilleures pratiques de comptabilité interentreprises avec Cadency

1 : Établir et faire respecter des politiques interentreprises

La gestion du risque dans le processus de comptabilité interentreprises commence par l’élaboration et l’application de politiques interentreprises spécifiques à l’entreprise. Les flux de travail de préparation et d’approbation peuvent être conçus et appliqués dans un logiciel d’automatisation financière, ainsi que les contrôles des transactions.

Lorsque les entreprises se trouvent dans différentes régions, pays ou continents, disposer de ces politiques fondamentales pour le rapprochement interentreprises rationalise le processus et réduit le risque d’erreur, ainsi que la probabilité que ces transactions interentreprises se transforment en radiations.

Fonctionnement dans Cadency 

Une fois que les experts Record to Report de Trintech aident l’organisation à élaborer des politiques et procédures interentreprises cohérentes, des flux de travail automatiques sont créés dans Cadency pour appliquer ces politiques et commencer à atténuer activement les risques. Par exemple, Cadency exécutera les flux de travail de préparation et d’approbation des transactions, ainsi que toutes exigences associées (comme l’obligation d’attacher des factures).

2 : Standardiser l’initiation et l’enregistrement des transactions interentreprises

Une approche standardisée et appliquée pour initier et enregistrer les transactions interentreprises est essentielle pour gérer efficacement le risque financier dans le processus Record to Report, surtout si l’entreprise est internationale ou en croissance constante (peut-être par des opérations de F&A). Lorsque l’initiation et l’enregistrement corrects des transactions interentreprises sont effectués, cela réduit le risque car les entités ne laisseront plus de champs de données critiques non renseignés dans les enregistrements interentreprises.

Fonctionnement dans Cadency

Cadency propose des flux de travail configurables pour assurer l’initiation, l’enregistrement et la publication standardisés et documentés. Ces flux de travail sont conçus pour prendre en charge les processus d’échange de transactions interentreprises, ainsi que les seuils d’approbation souhaités dans le flux de travail.

L’initiation de transactions basée sur des modèles peut être configurée pour les éléments suivants :

• Entités de la chaîne d’approvisionnement : stocks et immobilisations, redevances et commissions
• Entités d’entreprise : paiements pour le compte de tiers/remboursements, accords de service, prêts, allocations d’entreprise et dividendes

Une fois la transaction initiée et prête, les meilleures pratiques suivantes peuvent être appliquées au processus d’enregistrement dans Cadency :

• Exigence d’attacher des pièces justificatives dans la transaction (les transactions peuvent également être rejetées après vérification des pièces jointes)
• Approbation obligatoire des transactions pour leur traitement et la publication des écritures dans l’ERP automatiquement après approbation (ou sans approbation, selon le cas)
• Collaboration entre équipes telles que l’équipe fiscale pour s’assurer que les codages fiscaux sont corrects
• Déclenchement automatique des factures interentreprises
• Possibilité de revoir les transactions interentreprises générées

3 : Automatiser les processus d’appariement et de rapprochement interentreprises

L’automatisation des processus globaux d’appariement et de rapprochement réduit la charge de travail des équipes financières et comptables, leur permettant ainsi de se concentrer sur des domaines spécifiques comme la comptabilité interentreprises. Alors qu’auparavant, les comptables passaient du temps à apparier manuellement les transactions et à rapprocher les comptes de manière uniforme — indépendamment du niveau d’importance de l’élément (comme un compte à haut risque ou une transaction interentreprises litigieuse qui pourrait se transformer en radiation).

Fonctionnement dans Cadency

Cadency permet d’exploiter des règles personnalisées et des contrôles financiers clés pour automatiser le rapprochement et l’appariement des éléments, y compris les transactions interentreprises. Les exceptions sont identifiées, signalées et gérées via un tableau de bord interactif, facilitant ainsi le rapprochement et les investigations approfondies dans le cadre d’analyses de recherche ou d’écarts.

Les clients de Cadency ont constaté une économie de temps allant jusqu’à 80 % lors du rapprochement des transactions, et une réduction allant jusqu’à 81 % du nombre de comptes à rapprocher. Au lieu de cela, ils ont pu consacrer ce temps à d’autres tâches prioritaires, comme réduire les radiations issues des rapprochements jusqu’à 62 %.

4 : Rationaliser la consolidation, le reporting et l’élimination interentreprises

Pour les entreprises qui préparent des états financiers consolidés, une multitude d’activités pourraient être simplifiées et accélérées en utilisant une solution d’automatisation financière telle que Cadency : 

• Conversion des devises étrangères (FX) en devise de reporting
• Annulation des ventes interentreprises, du coût des marchandises vendues (COGS), des comptes clients et des comptes fournisseurs
• Résultats consolidés

Fonctionnement dans Cadency 

• Les taux de change peuvent être maintenus et intégrés pour le traitement et le reporting
• Les écritures d’annulation peuvent être effectuées dans Cadency
• Le reporting peut être utilisé pour fournir un état des déséquilibres globaux

5 : Mettre en place un processus de résolution des litiges 

Une étude du Hackett Group a révélé que 64 % des organisations qui gèrent des transactions interentreprises indiquent que l’un de leurs plus gros goulots d’étranglement est « l’accord en temps opportun avec les contreparties ». Les retards s’accroissent encore lorsque cet accord rapide se transforme en litige sur une transaction interentreprises. Alors, comment les entreprises optimisent-elles ces défis avec des contrôles financiers clés pour éviter que cela ne fige l’ensemble du processus et ne se transforme en radiations ?

Fonctionnement dans Cadency 

Cadency a la capacité d’examiner les litiges interentreprises passés afin de créer un flux de travail associé pour gérer tout litige futur. Cela inclut le déclenchement de flux de travail même en dehors de Cadency lorsque nécessaire, la documentation du statut et la finalisation de la résolution du litige avec toutes les pièces justificatives requises jointes. Les éléments sont également suivis dans Cadency pour les escalades.

Pensez à votre processus actuel de comptabilité interentreprises. Combien de ces meilleures pratiques appliquez-vous actuellement ? Combien pourriez-vous mettre en pratique avec une solution logicielle d’automatisation financière telle que Cadency ? Qu’est-ce qu’un processus Record to Report standardisé, optimisé et automatisé pourrait économiser à l’ensemble de votre organisation ?

Sans une approche holistique non seulement de la comptabilité interentreprises, mais également du rapprochement des comptes, de la gestion de clôture et des processus d’écritures comptables, la finance et la comptabilité ne pourront pas répondre aux normes de conformité ET aux besoins stratégiques et analytiques de l’organisation.

En savoir plus sur la mise en place d’un Système de Contrôles dans Cadency pour résoudre vos plus grands défis interentreprises.

Rédigé par : Ashton Mathai