Comment l’automatisation financière affecte le processus de rapprochement des transactions

L’attente de « faire plus avec moins » n’est pas nouvelle pour le service financier. On s’attend depuis longtemps à ce que les comptables exécutent de nombreuses tâches du cycle de clôture de manière rapide et précise. Cependant, de nombreux processus financiers exigent un travail excessif, en particulier pour les entreprises qui utilisent encore des processus manuels et des outils de clôture obsolètes, tels que des classeurs et des feuilles de calcul.

Les technologies plus récentes, telles que les solutions de rapprochement automatisé des transactions, réduisent le temps que les comptables consacrent aux activités de clôture. Ce blog aborde les défis liés au rapprochement manuel des transactions ainsi que les avantages et le retour sur investissement fournis par l’automatisation.

Défis du rapprochement manuel des transactions

L’un des processus financiers fondamentaux que toute entreprise doit réaliser est le rapprochement des transactions. Cependant, pour les entreprises qui doivent rapprocher un volume important de transactions — qu’il s’agisse de rapprochements fournisseurs, bancaires, de cartes de crédit ou de trésorerie — cela peut constituer un processus extrêmement manuel et chronophage. Avec des outils traditionnels tels que les tableurs ou des méthodes par classeur, ce processus simple nécessite des semaines où les comptables, penchés sur leur bureau, téléchargent, localisent et rapprochent ces transactions à l’aide d’un surligneur. Pour la direction financière, il est impossible de connaître l’état global des activités de rapprochement des transactions sans réunions, qu’il s’agisse de conférences en personne ou d’appels virtuels, ce qui détourne encore plus de temps de l’exécution réelle du processus.

Cette situation non seulement sous-exploite les compétences de vos comptables qualifiés, mais les prive également de temps précieux qui pourrait être dédié à des tâches stratégiques et à plus forte valeur ajoutée. Cela affecte également le moral des employés en raison du temps considérable passé à réaliser ces simples activités de saisie de données, augmentant ainsi la probabilité d’épuisement professionnel et ralentissant davantage des processus déjà soumis à des délais serrés.

Ces méthodes dépassées ne laissent que peu de temps pour analyser efficacement les exceptions. Sans comprendre l’origine des écarts, les équipes traitent uniquement les symptômes, et non les causes profondes. Il est donc probable que les mêmes incohérences réapparaissent au cycle de clôture suivant, car les processus manuels empêchent de diagnostiquer et de résoudre les inefficacités.

Rapprochement automatisé des transactions avec Adra Matcher

Passer du rapprochement manuel des transactions à un outil de rapprochement automatisé, tel qu’Adra Matcher, modifiera les activités quotidiennes de l’équipe financière et comptable d’une organisation. D’abord, moins de comptables devront se concentrer sur les tâches de rapprochement des transactions, et ils passeront moins de temps à s’assurer que celles-ci soient effectuées correctement et dans les délais.

Avec Adra Matcher, les transactions peuvent être rapprochées automatiquement selon des règles et procédures spécifiques déterminées par le service financier de l’entreprise. Chaque fois qu’un écart est constaté dans les transactions, le logiciel le signale et alerte le comptable assigné à la tâche, comme dans la capture d’écran ci-dessous :

Le comptable peut alors consacrer son temps à déterminer la cause profonde de l’exception, au lieu de passer au peigne fin et à rapprocher des transactions qui correspondent déjà parfaitement. Et, plutôt que de devoir planifier constamment des réunions de mise à jour des tâches, la direction financière peut simplement se connecter à Adra Matcher et consulter le tableau de bord pour voir l’avancement du processus de rapprochement.

Adra Matcher réduit le temps consacré au rapprochement des transactions de 70 %, libérant ainsi une part significative de la journée d’un comptable. L’automatisation des processus de clôture, comme le rapprochement des transactions, libère du temps pour les tâches stratégiques, telles que le développement de nouvelles activités. Les comptables peuvent ainsi se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée, évitant les heures supplémentaires et le travail le week-end. Cela augmente la satisfaction au travail et assure la progression de l’organisation grâce à une équipe motivée et engagée.

« Auparavant, un seul compte me demandait environ une semaine et demie de travail pour la réconciliation manuelle, en collectant tous les rapports bancaires. Aujourd’hui, avec Adra Matcher, ce même processus – de la récupération au téléchargement des fichiers – ne me prend plus que deux jours. » – Ouachita Baptist University

Retrouvez l’étude de cas Zenith pour en savoir plus sur Adra Matcher et les avantages que votre organisation peut tirer de l’automatisation de la clôture financière, notamment grâce à une solution de rapprochement des transactions.

Écrit par : Ashton Mathai